L’année 2016 a vu se réaliser un projet qui se construisait depuis décembre 2013 lorsqu’AAI Belgique a offert à l’hôpital de Kabinda, par l’intermédiaire de son partenaire local AAI Congo, 2 ordinateurs et un logiciel de comptabilité (BOB50, version ASBL). Plusieurs missions ont été nécessaires pour réaliser le projet complet car de nombreuses procédures devaient être révisées et pérennisées. La dernière a duré 11 mois, d’avril 2015 à mars 2016.
L’objectif était double
1. Sécuriser la facturation et les recettes de l’hôpital par l’encodage systématique de toutes les factures établies suite aux paiements par les malades. Auparavant, toutes ces opérations avaient lieu dans des registres manuels et de nombreuses et importantes erreurs ont été détectées. L’encodage systématique de toutes les factures à la fois dans un fichier excel construit pour les besoins spécifiques du service, et dans le logiciel de comptabilité a permis de réduire à zéro les différences de caisse depuis janvier 2014. Ce fut l’objet de 3 missions en 2013 et 2014.
2. Passer d’une comptabilité établie dans des fichiers en excel à une comptabilité totalement tenue dans le logiciel BOB 50 et selon le plan comptable OHADA qui est désormais obligatoire en Afrique.
C’était l’objectif de cette dernière mission s’étalant sur 11 mois, afin de préparer toute la comptabilité de l’année 2015 dans le logiciel, mettre en forme les rapports auxquels sont habitués les acteurs locaux, et démarrer l’année 2016.
Divers problèmes sont apparus et ont mis le projet entre parenthèse pendant de longues périodes, les réalités journalières ayant la priorité pour la survie de l’hôpital. Mais en mars 2016, tout était prêt, les rapports 2015 terminés et l’année 2016 bien entamée.
Un contact régulier est maintenu avec l’hôpital afin de superviser la bonne tenue des comptes. Un nouveau comptable, ayant une pratique effective dans ce logiciel BOB50 est en passe d’être engagé afin d’assurer une réelle pérennité au projet.