L’hôpital de Kabinda tire une partie de ses recettes en interne, par facturation des interventions aux patients. Ces actes étaient consignés dans des registres manuscrits, avec leur cortège de temps perdu, d’oublis et d’erreurs …
Mission Août 2013 :
Mission d’observation en août 2013 a permis de constater de nombreuses et importantes erreurs inhérentes au système de collecte des informations par inscription dans différents registres.Il fallait donc élaborer un projet d’informatisation de la comptabilité afin d’établir une concordance parfaite entre les facturiers et le registre de caisse par l’encodage systématique de toutes les factures établies suite aux paiements par les malades. Ce qui supposait qu’un ordinateur, sécurisé contre le vol, soit dédié au poste de facturation, et que les installations électriques indispensables pour son fonctionnement soient installées. Ces petits aménagements techniques ont été réalisés, ce qui permettait d’envisager la mission suivante.
Mission de décembre 2013 à février 2014:
Chargée de plusieurs PC équipés des logiciels adaptés, Anne-Marie repart le 14 décembre 2013 pour une nouvelle mission de deux mois, dans la cadre d’un projet commun AAI-France / AAI-Belgique / AAI-Congo. L’objectif est de mettre en place à l’hôpital un système informatique simple et performant pour rationaliser la gestion et lutter contre les détournements : un service pas toujours gratifiant, mais ô combien vital pour la pérennité de l’hôpital !
L’encodage systématique de toutes les factures à la fois dans un fichier Excel construit pour les besoins spécifiques du service, et dans le logiciel de comptabilité a permis de réduire à zéro les différences de caisse depuis janvier 2014.
Par la suite, une mission complémentaire a permis de consolider la trésorerie par l’informatisation des écritures.
- Les fiches de paie de cette institution qui dénombre un peu plus d’une centaine d’agents étaient réalisées à la main. Désormais elles sont établies de manière informatisée.
- Le service d’intendance qui gère tout le matériel utilisé à l’hôpital peut désormais gérer le stock de ses multiples fournitures de manière simplifiée et plus en concordance avec la réalité comptable.
- Le suivi de la pharmacie déjà performant a pu être encore amélioré par l’adjonction d’un système d’encodage permettant un contrôle plus pointu.p
Mission d’avril 2015 à mars 2016:
L’année 2016 a vu se réaliser le projet de passer d’une comptabilité établie dans des fichiers en Excel à une comptabilité totalement tenue dans le logiciel BOB 50 et selon le plan comptable OHADA qui est désormais obligatoire en Afrique. C’était l’objectif de cette dernière mission s’étalant sur 11 mois.
Elle a permis de préparer toute la comptabilité de l’année 2015 dans le logiciel, mettre en forme les rapports auxquels sont habitués les acteurs locaux, et démarrer l’année 2016 uniquement dans le nouveau système.
En décembre 2015, l’organisme qui octroie des subventions pour le fonctionnement de l’hôpital a exigé une modification du système de facturation.
Cela impliquait de nouvelles procédures et donc des fichiers en Excel totalement différents. De même la procédure dans le logiciel comptable devait être modifiée.
Un nouveau module a été démarré au 1er janvier 2017.
Depuis avril 2016, c’est par internet que ces nouvelles procédures ont pu être mises en place, avec un important investissement en temps de la direction de l’hôpital afin de suivre au plus près le travail du personnel du service, un peu désorienté devant ces nouvelles procédures bien plus complexes que les précédentes
Suivi
Afin d’assurer la pérennité de ce nouveau système, un nouveau comptable congolais a été engagé en renfort de l’équipe déjà en place. Sa formation et le suivi de son travail sont assurés par des envois réguliers par mail de tutoriels de formation construits spécialement pour les procédures spécifiques de l’HGR. Un site de partage sur internet permet d’échanger de gros fichiers
L’avenir
Sur le long terme, étant donné la fragilité et le manque de sécurité des tableaux Excel, qui sont la base de toute la comptabilité des recettes, il a été décidé de tenter de monter une base de données en Access.
La base de donnée est à présent construite et bien testée, mais pour des raisons de disponibilité des concepteurs, sa mise en route est postposée.